Những bài học đầu tiên của BrSE khi làm việc với team Offshore

Thay vì chỉ làm việc của mình, mình có thêm nhiệm vụ quản lý tiến độ của một team có 2 thành viên. Bên cạnh mình còn có một chị leader nhiều kinh nghiệm nữa. Nhưng thực sự, trong một hai ngày đầu, mình cảm thấy thực sự quá tải.

Theo mình là có 3 lý do chính. Một phần là mình chưa quen với việc đa nhiệm, đảo qua đảo lại giữa các task làm mình rất mất thời gian để tập trung lại. Một phần là mình muốn chuẩn bị mọi thứ thật kỹ trước khi đặt câu hỏi hay trước mỗi cuộc họp, nên mình mất khá nhiều thời gian. Và sau mỗi buổi họp, mình lại có thêm một hai đầu việc liên quan đến báo cáo, quản lý, và một đứa xồn xồn như mình thì lúc nào cũng muốn làm xong luôn.

Dù sao thì, vạn sự khởi đầu nan, mình vẫn tin là như vậy. Một tuần đầu, một tháng đầu có thể chịu khó làm thêm để đảm bảo tiến độ của bản thân. Sau đó mình nghĩ là mình sẽ quen với việc vừa làm việc của mình vừa quan tâm đến tiến độ của team.

Một tháng đã trôi qua, và gần như mọi thứ đã vào quỹ đạo. Mình vẫn còn nhiều thứ để học nhưng bên trên mình có nhiều anh chị cũng tham gia họp cùng team, thường xuyên hỏi han và cho mình lời khuyên rất thẳng thắn.

Hai trong số những lời khuyên đó là từ chị Anh.

Thứ nhất, tùy vào đối tượng báo cáo mà nội dung báo cáo cũng nên được tinh chỉnh.

Ví dụ, báo cáo trong team thì có thể ghi rõ là làm task gì, code màn hình gì, bao nhiêu phần trăm. Nhưng với các sếp ở trên (mình có tạo báo cáo tuần) thì việc ghi quá chi tiết là không cần thiết. Các anh chị chỉ muốn biết là tiến độ cả team đang đúng hạn hay đang trễ, trễ thì trễ bao nhiêu ngày, nguyên nhân là thế nào, để có thể đưa ra giải pháp phù hợp.

Trong trường hợp của mình, mình đã quá tập trung vào từng task nhỏ mà quên đi bức tranh tổng thể. Và việc phân loại đối tượng cần báo cáo giúp mình có cơ hội nhìn vào tình trạng của team một cách tổng thể hơn. Thêm vào đó, báo cáo đúng nội dung đối tượng báo cáo quan tâm cũng giúp mình có được những lời khuyên hữu ích. Ví dụ nếu tiến độ đang chậm thì các anh chị đã đưa ra gợi ý là team mình OT thêm để cover từ sớm, hoặc nói chuyện với khách để thêm người hỗ trợ.

Thứ hai, nếu có rủi ro nào của dự án mà bên mình tiên lượng được trước thì không ngần ngại nói chuyện sớm với khách, thay vì chờ đến lúc mình có giải pháp xong mới nói chuyện với khách.

Trong trường hợp của team mình, có hai bạn chuẩn bị làm đám cưới vào tháng 1, và sẽ nghỉ mất một vài hôm. Mình đã nắm thông tin từ đầu tháng 12 nhưng chưa định thông báo với bên khách. Tuy nhiên, chị manager đã bảo mình nên chia sẻ sớm, thẳng thắn về dự định của 2 bạn, cũng như đưa ra các phương án đối phó của bên mình. Có thể là đề xuất cho 2 bạn làm thêm vào tháng 2, tháng 3 (làm thêm thì sẽ phát sinh chi phí nên phải trao đổi thêm với bên bộ phận kinh doanh về vấn đề hợp đồng nữa). May mắn thay, khách của mình là một đối tác vô cùng dễ tính. Khi mình thông tin về đám cưới, bác không những chúc mừng mà còn bảo sẽ tạo điều kiện để không có task vào các ngày nghỉ của các bạn. Thế là mọi người đều vui, và mình nhận ra tầm quan trọng của việc trao đổi sớm với mọi người, thay vì tự mình phải suy nghĩ quá nhiều.

Nhìn một cách lạc quan thì mình khá thích đặt câu hỏi và lên các kế hoạch dài hạn, nên công việc Bridge System Engineer hiện tại cũng khá phù hợp. Mình may mắn khi gặp được team offshore là các bạn có kinh nghiệm và đầy tinh thần trách nhiệm, nên mình cũng cảm thấy rất an tâm và không phải xác nhận đi xác nhận lại về tiến độ quá nhiều. 

Mình vẫn tin vào quyết định chọn sang làm BrSE của mình, dù rằng còn quá sớm để nói chuyện lâu dài. Bởi vì, mình học được quá nhiều từ sếp kiêm mentor, từ các bác người Nhật đối tác, và có thêm những đồng nghiệp mới cũng đồng thời là những người bạn thân thiết. Nếu như tần số đi chơi ngoài và các cuộc gọi về nhà có giảm thì mình cũng mong là mọi người sẽ hiểu cho hoàn cảnh của mình.

Mình sẽ làm việc theo một phương châm được chia sẻ trong một bài post gần đây của BrandsVietnam trên LinkedIn:

Hãy hành xử như một senior trước khi bạn được gắn với danh xưng senior.

Từ senior có thể gắn với bất kỳ vị trí nào bạn muốn trở thành.